Ci siamo! Finalmente siamo arrivati al momento in cui si chiude il periodo del confinamento, alcune attività riprendono, con l’augurio che questo sia il primo passo verso la normalità. Abbiamo parlato tanto negli ultimi due mesi di come sarebbe potuto essere “il dopo” ed oggi ci siamo in quel dopo! Nell’articolo Uscire dal lockdown: scegliamo come, ci eravamo posti una serie di domande sul periodo che abbiamo trascorso in quarantena, per fare una sorta di bilancio e prepararci a ripartire. La parola chiave è stata scegliere. E dopo aver scelto e deciso come desideriamo far ripartire la nostra vita, è arrivato il momento di agire e pianificare . Si riparte! Organizziamoci: 10 regole per farlo al meglio!
Organizziamoci: 10 regole per farlo al meglio!
1. Capire il mio cronotipo
Michael J. Breus è uno psicologo americano specializzato in ritmi circadiani, i ritmi fisiologici dettati dall’ipotalamo. Secondo Breus esiste un tempo perfetto per fare quasi tutto. Il momento ideale non è qualcosa che si sceglie, si indovina o si deduce. “Se ognuno conoscesse il momento migliore per compiere una certa attività durante la giornata, si potrebbero raggiungere prestazioni ottimali“ – spiega Breus nel suo libro “Il potere del quando“. Se vuoi saperne di più sulla teoria dei 4 cronotipi e scoprire a quale appartieni, puoi farlo rispondendo a questo questionario disponibile in inglese
L’orso: un bravo dormiglione
E’ il più equilibrato tra i diversi cronotipi, si riconoscono in lui almeno la metà delle persone. Il suo momento di maggiore produttività è la tarda mattinata. Le ‘persone-orso’ sono simpatiche, amichevoli ed estroverse ma devono dormire almeno otto ore, seguendo sostanzialmente il percorso naturale del sole.
Il leone: cacciatore mattiniero
I leoni sono animali mattinieri che si svegliano presto per andare a caccia nella savana, per questo le persone che corrispondono a questo cronotipo tendono ad essere più attive la mattina. Dal canto loro,le ’‘persone-leone’ sono tipi pratici, coscienziosi e ordinati ma pure ottimisti e raggiungono il top della loro energia intorno a mezzogiorno, non dormono nel pomeriggio e così tendono ad addormentarsi presto la sera.
Il delfino: sempre allerta!
Questi mammiferi marini hanno la straordinaria capacità di dormire solo con metà del proprio cervello mentre l’altra metà rimane sveglia così da poter nuotare ed evitare pericolosi predatori! Le ‘persone-delfino’ sono intelligenti, caute ma pure e un po’ nevrotiche e perfezioniste e risultano particolarmente sveglie nelle ore serali, tanto da aver il sonno leggero fino a soffrire d’insonnia.
Il lupo: un animale notturno
Al contrario dei leoni, i lupi sono cacciatori notturni, che si muovono con sicurezza alla pallida luce lunare. Le persone che si ritrovano in questo cronotipo sono quelle che danno il meglio di sé nel pomeriggio. Le ‘persone-lupo’, infine, sono creative e impulsive dal ritmo ‘notturno’: sono svegli quindi nelle ‘ore piccole’ ma fanno poi fatica ad alzarsi presto.
2. Capire che tipo di approccio ho con le scadenze
Nel mondo perfetto abbiamo il tempo di fare qualsiasi cosa con il giusto tempo a disposizione, iniziamo l’attività al momento giusto e la finiamo in tempo per la consegna, senza stress o affanno. La realtà è spesso diversa e nel programmare le cose spesso guida l’ansia. Ci sono due macro gruppi di persone: gli anticipatori e i procastinatori. I primi partono con molto anticipo, non lavorano bene sotto pressione, sono perfezionisti e potrebbero continuare a lavorare sull’attività, anche dopo averla completata, per migliorarla anche quando non sarebbe necessario. I secondi tendono a rimandare la cosa da fare fino all’ultimo momento possibile, per poi correre per finirla in tempo. Nella maggior parte dei casi ce la fanno, lavorano meglio sotto pressione e tendono ad essere più produttivi sotto scadenza. Quando sono davvero in ritardo potrebbero tendere a raffazzonare pur di ottenere il risultato. Ovviamente questi sono i due estremi, nel mezzo ci sono tantissime sfumature, è importante conoscersi per comprendere se siamo più a nostro agio anticipando le attività o se lavoriamo meglio sotto pressione e abbiamo bisongo di una scadenza definita.
3. Capire quanto tempo ho nella giornata
Una giornata ha 24 ore, ma non siamo attivi tutto il tempo, dormiamo per un certo numero di ore e poi ci sono altre ore durante le quali, anche se siamo svegli, non siamo propriamente attivi. Può essere per un certo tempo dopo essersi alzati al mattino, la sera dopo una certa ora, o magari per un certo tempo dopo pranzo. Questi tempi non possono essere considerari nelle ore disponibili della giornata. Per cui osserviamoci e calcoliamo le ore effettive su cui contare.
4. Imparare quanto ci metto a fare le cose
Spesso abbiamo una visione distorta del tempo, e non riusciamo a sapere davvero quanto tempo occorre per una determinata attività. Possimo sottovalutare il tempo perchè amiamo una certa cosa e questo passa più veloce, o al contrario sopravvalutarla perchè ci pesa e ci sembra non finire mai. Infinr possiamo semplicemente non esserne consapevoli perchè non ci poniamo attenzione. Per imparare quanto ci mettiamo a fare le cose, per una settimana iniziamo a segnare l’orario di inizio e di fine di ciascuna attivià. Avremo dei riferimenti precisi su cui basarci.
5. Riempire il 75% del tempo disponibile
L’errore che facciamo è quello di riempire tutto il nostro tempo disponibile, pensando di utilizzarne il 100% se nel migliore dei casi, spesso pianifichiamo attività anche il 150% del tempo a disposizione. In questo modo saremo costantemente in ritardo e costantemente in affanno, e ciò oltre a non essere salutare è demotivante e la consapevolezza di non farcela diventa fra i motivi principali della procastinazione. Prendiamo l’abitudine di pianificare al massimo il 75% del tempo disponibile, questo ci consentirà di restiare aperti agli imprevisti, piacevoli e non, dandoci l’opportunità di gestirli. Teniamo quindi tassativamente libere il 25% delle ore disponibili, e se ci dovesse avanzare tempo, potremo decidere poi come impiegarlo.
6. Mettere in agenda tutto
Prendiamo l’abitudine di avere un’agenda dove segnare gli impegni e le attività. Possiamo sceglierla come la preferiamo: cartacea, elettronica, planner da tavolo. Ormai in commercio ne troviamo di ogni forma e contenuto, anche di elettroniche ce ne sono diverse, da quelle online a quelle salvate in locale sui nostri device. Se siamo persone creative possimo persino costruirla usando le tecniche di journaling, in rete ci sono tantissimi tutorial con diversi stili. Una volta scelta l’agenda segnamo tutto: oltre alle attività lavorative, segnamo i tempi che impegnamo per la cura personale, per la cura della casa, per i pasti, per il tempo dedicato alla famiglia, al relax e alla vita sociale.
7. Fare Braindump ovvero svuotiamo il cervello
Trattenere i propri pensieri, compiti incompiuti o idee inesplorate crea blocchi mentali e impedisce il pensiero libero. Abbiamo quindi necessità di sgombrare la nostra mente dall’assillo di ricordare compiti, appuntamenti e dettagli per permetterle di essere libera dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve essere fatta e, quindi, concentrarsi pienamente sull’«eseguire questi compiti». Prendiamoci del tempo per scrivere tutto ciò che abbiamo da fare e complilare le famose to do list. E poi che soddisfazione c’è nel cancellare un’attvità fatta dalla lista!
8. Ordinare le cose per priorità
Per orientarci tra i mille impegni possiamo utilizzare la matrice di Eisenhower che prende il nome da Dwight Eisenhower, il 34esimo Presidente degli Stati Uniti. È a lui infatti che è stata attribuita questa frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”: questo il principio base della tabella che vedi sotto. Cosa è importante? Dipende, “l’importanza” è infatti un concetto soggettivo: quello che può essere importante per te, può non esserlo per altri. Dipende dai tuoi valori e dai tuoi obiettivi. Cosa è urgente? Ciò che è oggettivo. Le questioni urgenti sono le scadenze e gli eventi improvvisi, quelli che spesso non dipendono da te, ma da fattori esterni.
9. Fare batching o lavorare per blocchi di attività
Il principio del batching è molto semplice e prevede la divisione del tempo in blocchi temporalmente definiti durante i quali dedicarsi ad una sola tipologia di attività. Il risultato è quello di ridurre le distrazioni e migliorare la produttività. Lavorare costantemente in bilico tra più attività che richiedono cambi di concentrazione, spesso imprevisti, genera un senso di stanchezza e stress, oltre che di inefficienza. E’ stato calcolato che ogni “spostamento” di concentrazione costa circa 15 minuti di tempo, quello necessario per potersi effettivamente dedicare pienamente alla nuova attività, o rientrare a quella precedente dopo essere stati interrotti da un messaggio, da una chiamata, oppure dall’aver fatto qualcosa di diverso. E’ quindi ormai provato che il cosiddetto multitasking non funziona, pianifichiamo quindi di dedicarci ad una tipologia di attività per almeno due ore consecutive, senza spostare l’attenzione.
10 Definire 3 cose da fare al giorno
Per ogni giorno definiamo le tre cose che porteremo a termine qualsiasi cosa succeda. Definiamone tre e solo tre cose reali, che non ne comprendano o sotto intendano altre. Saranno il nostro focus per quel giorno, e intorno a quelle inseriremo le altre attività in agenda, se resta spazio disponibile. Affinchè ci sia equilibrio nella nostra vita attiva, è importante coprirne i tre ambiti principali, per cui per ogni giorno avremo l’obbiettivo di portare a casa una cosa che riguardi l’ambito lavorativo, una che riguardi l’ambito personale ed una che riguardi la vita sociale. Se ci sembra poco, dopo solo un settimana ci accorgeremo della differenza!